Schulgebührenverwaltungssoftware, die sich tatsächlich selbst abstimmt
OpenEduCat automatisiert den gesamten Gebührenlebenszyklus – Gebührenstruktur-Einrichtung, automatische Rechnungsstellung, Online-Einzug über 19 Zahlungsgateways, Ratenzahlungspläne, automatisierte Erinnerungen und GL-Abstimmung. Keine Tabellen. Kein manueller Abgleich. Kein Chaos zum Monatsende.
Was manuelle Gebührenverwaltung Sie tatsächlich kostet
Vor der Automatisierung ist jede der folgenden Aufgaben eine wiederkehrende manuelle Last für Ihr Finanzteam
Rechnungen in Stapeln aus Tabellenexporten erstellt
2–4 Stunden pro Abrechnungszyklus
Stipendienanpassungen separat im Gebührenhauptbuch eingetragen
Abstimmungsfehler jeden Monat
Bar- und Überweisungsbestätigungen manuell abgeglichen
3 Tage Monatsabschlussabstimmung
Eltern rufen an, um den Saldo zu prüfen und Belegkopien zu erhalten
Mitarbeiterzeit wird vom Betrieb abgezogen
Alles, was Ihr Finanzteam benötigt
Von der Gebührenstruktur-Konfiguration bis zum Finanzreporting – in einem System
Gebührenstruktur-Builder
Studiengebühren, Internats-, Labor-, Aktivitäts- und Transportgebühren einmalig konfigurieren. Nach Studiengang, Jahr, Kurs oder individuell anwenden. Stipendien- und Rabattregeln im selben System verwaltet.
Automatische Rechnungsstellung
Rechnungen werden bei der Einschreibung von Studierenden generiert – korrekte Beträge, korrekte Fälligkeitsdaten, kein Stapelexport aus einer Tabelle. Stipendienanpassungen werden sofort gebucht.
19 Zahlungsgateways
Online-Zahlungen per Karte, UPI, Mobile Wallets, Banküberweisung und lokalen Methoden akzeptieren. Eltern zahlen so, wie sie in ihrem Land tatsächlich Bankgeschäfte tätigen.
Ratenzahlungspläne
Konfigurierbare Zeitpläne – vierteljährlich, monatlich oder individuell. Self-Service-Anmeldung. Automatisierte Erinnerungen vor jedem Fälligkeitsdatum der Rate.
Automatisierte Erinnerungen
E-Mail- und SMS-Erinnerungen werden vor und nach den Fälligkeitsterminen versendet. Verzugsgebührenregeln berechnen und gelten basierend auf Ihren konfigurierten Kulanzfristen – kein manuelles Nachfassen.
Automatische Abstimmung
Jede Online-Zahlung wird automatisch im Hauptbuch gebucht. Bulk-Gateway-Abrechnungen werden in Einzeltransaktionen aufgeteilt. Der Monatsabschluss, der 3 Tage dauerte, dauert jetzt einen halben Tag.
Eltern- & Studierendenportal
Aktueller Saldo, Rechnungen, Zahlungshistorie und Belegdownloads – jederzeit, ohne Anruf im Büro. Mehrere Kinder in einer Ansicht.
Finanzreporting
Gebührenerlöse nach Kategorie, Forderungsalterung, ausstehende Schuldner, Einzugsquote nach Kurs – auf einem Live-Dashboard, nicht als vier Tage alter Export.
So funktioniert es
Von der Einrichtung bis zur ersten Zahlung in Tagen, nicht Monaten
Gebührenstrukturen konfigurieren
Gebührenpositionen (Studiengebühren, Internat, Labor, Transport) nach Studiengang, Kurs und Jahr definieren. Ratenzahlungspläne und Verzugsgebührenregeln festlegen. Stipendien- und Rabattrichtlinien einmalig anwenden.
Ihr Zahlungsgateway verbinden
API-Schlüssel für Ihr bevorzugtes Gateway eingeben – Stripe, Razorpay, Flutterwave oder eines der 19 unterstützten. Mehrere Gateways laufen gleichzeitig für Mehrcampus-Einrichtungen.
Rechnungen werden automatisch generiert
Wenn sich ein Studierender einschreibt, wird seine Rechnung mit korrekten Beträgen und Fälligkeitsterminen generiert. Stipendienanpassungen werden sofort gebucht – kein separater Eintrag erforderlich.
Studierende und Eltern zahlen online
Familien erhalten Rechnungs-E-Mails mit einem Zahlungslink. Sie zahlen per Karte, UPI, Mobile Wallet oder Banküberweisung – was auch immer Ihr Gateway unterstützt. Die Anmeldung für Ratenzahlungen ist Self-Service.
Automatische Abstimmung und Reporting
Jede Zahlung wird automatisch im Hauptbuch gebucht. Bulk-Abrechnungen werden auf einzelne Studentendatensätze aufgeteilt. Das Finanz-Dashboard zeigt Live-Forderungsalterung, Einzugsquoten und Erlöse nach Gebührenkategorie.
Online-Gebühreneinzug nach Einrichtungstyp
Jeder Einrichtungstyp hat unterschiedliche Gebührenstrukturen. OpenEduCat bewältigt alle davon.
University-Gebühreneinzug
University ERP-Übersicht →K-12 School-Gebühreneinzug
K-12 School ERP-Übersicht →College-Gebühreneinzug
College ERP-Übersicht →Vocational School-Gebühreneinzug
Vocational School ERP-Übersicht →High School-Gebühreneinzug
High School ERP-Übersicht →International School-Gebühreneinzug
International School ERP-Übersicht →Boarding School-Gebühreneinzug
Boarding School ERP-Übersicht →19 Zahlungsgateways – Eine Integration
Verbinden Sie das Gateway, das Ihre Familien bereits nutzen. OpenEduCat pflegt alle 19 Integrationen – keine individuelle Entwicklung erforderlich.
Stripe
7 Einrichtungstypen
PayPal
7 Einrichtungstypen
Razorpay
7 Einrichtungstypen
Flutterwave
7 Einrichtungstypen
Xendit
7 Einrichtungstypen
Paymob
7 Einrichtungstypen
Mercado Pago
7 Einrichtungstypen
Mollie
7 Einrichtungstypen
Adyen
7 Einrichtungstypen
Authorize.Net
7 Einrichtungstypen
Worldline
7 Einrichtungstypen
Nuvei
7 Einrichtungstypen
Amazon Payment Services
7 Einrichtungstypen
DPO Pay
7 Einrichtungstypen
iyzico
7 Einrichtungstypen
Toss Payments
7 Einrichtungstypen
Redsys
7 Einrichtungstypen
AsiaPay
7 Einrichtungstypen
Buckaroo
7 Einrichtungstypen
Benötigen Sie ein Gateway, das nicht aufgeführt ist? Sprechen Sie mit unserem Team →
Verwandte Module in OpenEduCat
Gebührenzahlung & -einzug
Das vollständige Funktionsmodul – Rechnungsstellung, Ratenzahlungspläne, Multi-Kanal-Einzug, Elternportal und automatisierte Erinnerungen.
Finanzverwaltung
Hauptbuch, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Bankabstimmung, Budgetierung und Finanzreporting integriert mit Gebührendaten.
Buchhaltung
Doppelte Buchführung, Journaleinträge, Prüfpfade und gesetzliches Reporting – alles mit Gebührentransaktionen verbunden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Gebührenarten kann OpenEduCat verwalten?
OpenEduCat verwaltet alle institutionellen Gebührenarten: Studiengebühren, Programmgebühren, Internat und Verpflegung, Laborgebühren, Prüfungsgebühren, Transport, Bibliothek, Aktivitätsgebühren und Einmalzahlungen. Jede Gebührenposition wird separat konfiguriert, sodass Finanzteams nach Kategorie, Abteilung, Kurs und akademischem Zeitraum berichten können.
Welche Zahlungsgateways werden unterstützt?
OpenEduCat integriert sich mit 19 Zahlungsgateways in über 150 Ländern: Stripe, PayPal, Razorpay, Flutterwave, Xendit, Paymob, Mercado Pago, Mollie, Adyen, Authorize.Net, Worldline, Nuvei, Amazon Payment Services, DPO Pay, iyzico, Toss Payments, Redsys, AsiaPay und Buckaroo. Mehrere Gateways können gleichzeitig für Mehrcampus-Einrichtungen betrieben werden.
Unterstützt OpenEduCat Ratenzahlungspläne?
Ja. Gebührenstrukturen unterstützen konfigurierbare Ratenzahlungspläne – vierteljährlich, monatlich oder individuell. Studierende und Eltern können sich über das Self-Service-Portal für Ratenzahlungspläne anmelden. OpenEduCat verfolgt jede Rate, sendet automatisierte Erinnerungen und bucht Teilzahlungen auf die richtige Gebührenposition.
Wie funktioniert die automatische Abstimmung?
Wenn eine Zahlung online erfolgt, markiert OpenEduCat die Rechnung als bezahlt, bucht die Transaktion im Hauptbuch und generiert einen Beleg – automatisch. Bulk-Gateway-Abrechnungen werden in einzelne Studierendentransaktionen aufgeteilt. Kein manueller Abgleich. Die Monatsabschlussabstimmung, die zuvor 3 Tage dauerte, dauert in der Regel weniger als einen halben Tag.
Können Eltern Gebühren prüfen und zahlen, ohne im Büro anzurufen?
Ja. Das Self-Service-Portal für Eltern und Studierende zeigt jederzeit den aktuellen Saldo, ausstehende Rechnungen, Zahlungshistorie und Belegdownloads. Eltern mit mehreren eingeschriebenen Kindern sehen alle Konten in einer Ansicht. Die Anmeldung für Zahlungspläne ist ebenfalls Self-Service.
Ist der Gebühreneinzug in die Buchhaltung integriert?
Jede Zahlung wird automatisch über die Integration im Buchhaltungsmodul von OpenEduCat gebucht. Keine doppelte Dateneingabe zwischen Gebühreneinzug und Finanzreporting. Gebührenerlöse nach Kategorie – Studiengebühren versus Internats- versus Laborgebühren – sind ohne Datenanfrage an die IT auf dem Finanz-Dashboard sichtbar.
Gibt es einen Gebührenrechner für die Budgetplanung?
Ja. OpenEduCat enthält ein kostenloses Schulgebühren-Rechner-Tool, das Einrichtungen hilft, jährliche Gebührenerlöse zu schätzen, verschiedene Gebührenstrukturen zu modellieren und Ratenzahlungspläne vor dem Live-Betrieb zu planen.
Bereit, Ihren Gebühreneinzug zu automatisieren?
Erfahren Sie, wie OpenEduCat Gebührenstrukturen, Zahlungsgateways und Buchhaltung in einem automatisierten Workflow verbindet – für Ihren Einrichtungstyp und Ihr bevorzugtes Zahlungsgateway.